Fattura elettronica: come inviarla via Pec, cosa fare se il cliente non ha partita Iva

Le risposte nelle Faq pubblicate sul sito dell'Agenzia delle Entrate

Come utilizzare correttamente la Pec per inviare la fattura elettronica? Come riportare le spese anticipate in nome e per conto del cliente? Cosa accade per le fatture datate 2018 e ricevute nel 2019? Sono alcune domande frequenti a cui l'Agenzia delle Entrate ha fornito risposta.

Come utilizzare correttamente la Pec per inviare la fattura elettronica. Come riportare in fattura le spese anticipate in nome e per conto del cliente. Cosa succede se si invia una e-fattura verso una partita Iva inesistente o cessata. Cosa accade per le fatture datate 2018 e ricevute nel 2019. 

Sono alcuni dei temi affrontati dall'Agenzia delle Entrate nel dare risposta alle domande frequenti arrivate al suo indirizzo. Tanti i dubbi che maturano con l'obbligo di emissione delle fatture elettroniche anche verso i privati, partito dal 1° gennaio 2019.

Cosa succede se il professionista invia fattura a un cliente che non ha partita Iva? Quanto dura il servizio di conservazione messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate?

Le risposte a queste ed altre domande sono raccolte sul sito agenziaentrate.gov.it.

Come si utilizza la Pec per l'invio della e-fattura

Per inviare la fattura elettronica ai propri clienti occorre sempre trasmettere il file (Xml) della fattura (predisposto con uno dei programmi gratuiti offerti dall'Agenzia delle Entrate o con un software di mercato) al Sistema di Interscambio che provvede a consegnare in modo sicuro il file della fattura all'indirizzo telematico che il cliente (partita IVA) avrà comunicato.

Se si usa la Pec per inviare il file della fattura elettronica al SdI, si dovrà:

La fattura elettronica NON va inviata direttamente alla Pec del cliente. Se non si passa per il Sistema di Interscambio, la fattura è considerata non emessa.

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Come riportare nella e-fattura le spese anticipate per conto del cliente

Le spese anticipate in nome e per conto del cliente non concorrono alla formazione della base imponibile e quindi al calcolo dell'Iva, purché opportunamente documentate, precisa l'Agenzia delle Entrate.

Una delle modalità per riportare tali spese nella e-fattura - si legge nella risposta fornita al contribuente -  può essere quella di inserire un blocco "DatiBeniServizi" riportando l'importo delle spese, la loro descrizione, in corrispondenza dell'aliquota Iva inserire "0,00", e come codice Natura il valore "N1 - escluse ex art. 15".

Cosa succede se si invia la fattura a una partita Iva cessata o inesistente?

Nel caso una partita Iva o un codice fiscale risultino inesistenti in Anagrafe Tributaria, il SdI scarta la fattura.

Nel caso in cui la fattura elettronica riporti un numero di partita IVA cessata o un codice fiscale di un soggetto deceduto ma entrambi esistenti in Anagrafe Tributaria, il SdI non scarta la fattura e la stessa sarà correttamente emessa ai fini fiscali: in tali situazioni l'Agenzia delle Entrate potrà eventualmente effettuare controlli successivi per riscontrare la veridicità dell'operazione.

Cosa accade per le fatture datate 2018 ma ricevute nel 2019?

Il momento da cui decorre l'obbligo di fatturazione elettronica verso i privati  - si legge nella risposta delle Entrate - è legato all'effettiva emissione della fattura. Se la fattura è stata emessa e trasmessa nel 2018 in modalità cartacea ed è stata ricevuta dal committente nel 2019, la stessa non sarà soggetta all'obbligo della fatturazione elettronica.

Se il contribuente dovesse emettere una nota di variazione nel 2019 di una fattura ricevuta nel 2018, la nota di variazione dovrà essere emessa in via elettronica.

Cosa succede se il cliente è un cittadino senza partita Iva

Il professionista è obbligato a emettere fattura elettronica anche verso i consumatori finali (B2C) e a consegnare agli stessi una copia della fattura elettronica emessa, in formato analogico o elettronico, salvo che il cliente non rinunci ad avere tale copia. Inoltre - sottolineano alle Entrate - tanto i consumatori finali persone fisiche quanto gli operatori che rientrano nel regime forfettario o di vantaggio, quanto i condomini e gli enti non commerciali, possono sempre decidere di ricevere le fatture elettroniche emesse dai loro fornitori comunicando a questi ultimi, ad esempio, un indirizzo Pec (sempre per il tramite del Sistema di Interscambio).

Gli operatori che rientrano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario e gli operatori identificati (anche attraverso rappresentante fiscale) in Italia non hanno, invece, l'obbligo di emettere le fatture elettroniche; tali soggetti non hanno neppure l'obbligo di conservare elettronicamente quelle ricevute nel caso in cui il soggetto non comunichi al cedente/prestatore la Pec ovvero un codice destinatario con cui ricevere le fatture elettroniche.

Quanto dura il servizio di conservazione messo a disposizione dell'Agenzia delle Entrate?

Attraverso il servizio di conservazione elettronica offerto gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate - attivabile con la sottoscrizione della convenzione nel portale "Fatture e Corrispettivi" - tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso il Sistema di Interscambio sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all'utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.

La durata della convenzione è di 3 anni, quindi, per poter continuare a fruirne occorre una nuova sottoscrizione alla scadenza secondo le modalità previste dal portale "Fatture e Corrispettivi". Nello stesso portale - si legge ancora nella risposta al contribuente - sarà implementato  un servizio che metterà in evidenza all'operatore l'approssimarsi della scadenza della convenzione.

Qualora l'operatore rinnovi in ritardo la convenzione, una volta sottoscritta nuovamente la stessa, potrà portare in conservazione manualmente - mediante upload sempre nel portale "Fatture e Corrispettivi" - le singole fatture elettroniche emesse e ricevute nel lasso di tempo scoperto dalla convenzione stessa.

Le Faq sul sito dell'Agenzia delle Entrate

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